Manejo de datos

Veamos algunas de las funcionalidades que la hoja de c谩lculo Clac nos ofrece para la manipulaci贸n de datos.

Ordenaci贸n r谩pida

El m茅todo de ordenaci贸n r谩pida nos permite ordenar nuestras filas en un clic.

Para ello nos situamos en una celda de la lista que queramos ordenar, y hacemos clic en el icono de ordenacion ascendente . O en el de ordenaci贸n descendente .

Descarga el fichero de plantilla del equipo de futbol y ordena los jugadores por el dorsal de su camiseta.

Ordenaci贸n por m谩s de un criterio

El programa Calc nos permite definir una serie de criterios de ordenaci贸n de las filas de nuestra hoja de c谩lculo.

Podemos ordenar por m谩s de una columna y definir si queremos que la ordenaci贸n sea ascendente o descendente.

Para ello accederemosal men煤 DatosOrdenar... que har谩 que aparezca la ventana emergente del asistende de ordenaci贸n.

Descarga el fichero de plantilla del equipo de futbol y ordena los jugadores para que las jovenes promesas que han marcado m谩s coles aparezcan primero.

Filtros autom谩ticos

Calc nos permite de una forma muy r谩pida filtrar los valores que se muestran en nuestra hoja de c谩lculo.

Descarga el fichero de plantilla del equipo de futbol y filtra solo los jugadores centrocampistas.

Validaci贸n de datos

La hoja de c谩lculo Calc nos permite definir reglas para validar los valores que podemos introducir en una celda.

Si los valores no cumplen el criterio que hemos definido nos aparecer谩 un aviso, y no nos permitir脿 introducir el valor.

Para ello nos situamos en la celda en la que queramos validar los datos a introducirle y vamos al men煤 DatosValidez... con lo que nos aparecer脿 el panel de validaci贸n en que podemos definir el criterio de validaci贸n.

Descarga el fichero de plantilla del equipo de futbol y crea un criterio de validaci贸n para que el n煤mero de goles que podamos introducir en esta columna sea un n煤mero positivo.

Dividir texto en varias columnas

Veamos como dividir el texto de una columna en dos o m谩s columnas.

Hay dos m茅todos para definir por donde partir el texto de la columna dependiendo de si se pueden definir por un ancho fijo (en n煤mero de car谩cteres) o mediante un car谩cter delimitador.

Para ello nos situamos en la celda que contiene el texto que queramos dividir y vamos al men煤 DatosTexto a columnas... con lo que se nos abrir脿 una ventana donde podemos definir como dividir el texto de la celda.

Dividir texto en columnas por caracter delimitador

Si el ancho del texto que queremos partir en columnas no es siempre el mismo, pero tenemos un car脿cter delimitardor com煤n, que solo aparezca una vez y no se repita, podemos utilizar ese m茅todo.

Descarga el fichero de codigos postales y ciudades y separa en una columna los c贸digos postales y en otra los nombres de las ciudades.

Descarga el fichero de campeones delmundo de rally y separa la lista en columnas para cada uno de los conceptos separados por un gui贸n.

Dividir texto en columnas por ancho de car谩cteres

Si la divisi贸n de la columna que querenos dividir se debe realizar contiene siempre un n煤mero de car谩cteres fijo, usaremos este m茅todo.

Descarga el fichero de codigos postales y ciudades 2 y separa en una columna los c贸digos postales y en otra los nombres de las ciudades.

Juntar columnas

Veamos como podemos unir textos de dos columnas diferentes en una sola.

Eliminar duplicados

La hoja de c谩lculo Calc nos permite eliminar valores duplicados de valores de un conjunto de celdas.

Estilos y formatos visuales

Vamos a trabajar con el aspecto de nuestras hojas de c谩lculo.

Estilos predefinidos

Calc nos ofrece una serie de estilos predefinidos para dotar de un aspecto profesional nuestras hojas de c脿lculo.

Encontramos los diferentes estilos predefinidos en el men煤 Estilos, donde a parte del estilo predeterminado podemos encontrar una docena de estilos predefinidos para poder aplicar f谩cilmente a las celdas de nuestras hojas de c脿lculo: t铆tulos en varios niveles y diferentes formatos para acentuar los valores de las celdas.

La ventaja de usar estos estilos predefinidos es que podemos dotar facilmente de un estilo homog茅neo a todos los documentos de Calc.

Crea un documento de Calc y en 茅l copia los siguientes textos.

Predeterminado
Acento 1
Acento 2
Acento 3
T铆tulo 1
T铆tulo 2
Bueno
Malo
Neutro
Error
Alerta
Nota al pie
Nota

Situate sobre cada una de las celdas y aplicale el estilo predefinido correspondiente al nombre que contiene la celda.

Guarda el documento que has creado con el nombre Estilos predefinidos, para poder usarlo m谩s adelante.

Estilos personalizados

Igual como en un documento de texto, Calc permite personalizar el estilo de los textos contenidos en cada una de las celdas.

Ello incluye el typo de letra, el tama帽o, el color, el fondo, el marco...

Color de la letra

En la barra de herramientas de formato encontramos el icono de color de letra para poder colorear el texto contenido en una celda.

Color de fondo de la celda

En la barra de herramientas de formato encontramos un icono para cambiar el color de fondo de las celdas.

Si hacemos clic sobre este icono se despliega una paleta de colores donde podemos seleccionar el color de fondo deseado haciendo clic sobre el.

Si queremos eliminar el formato de fondo de la celda haremos clic en atom谩tico que aparece encima de la paleta de colores..

Crea un documento de Calc y en las siete primeras columnas creaemos una cabecera de cada columna los d铆as de la semana.

Pinta el fondo de cada celda de cabecera de la columna con uno de los colores del arco铆ris: rojo, naranja, amarillo, verde, c铆an, azul y violeta.

LunesMartesMi茅rcolesJuevesViernesS谩badoDomingo
 
 
 
 

Guarda el documento que has creado con el nombre Arco铆ris, para poder usarlo m谩s adelante.

Aplicar escalas de colores mediante formato condicional

Los formatos condicionales nos permites aplicar de forma sencilla escalas de colores para resaltar el contenido de nuestra hoja de c脿lculo pintando el color de fondo de las celdas.

Para definir un formato condicional hacemos clic en el icono de la barra de herramientas de formato y seleccionaremos la opci贸n Escala de color...

Con una escala de tres entradas definiremos el m铆nimo, el medio (el 50%) y el m谩ximo.

Crea un documento de Calc y copia los valores de a continuaci贸n.

  BarcelonaOporto Lyon HamburgoSan Petersburgo
Enero 9.8 9.1 2.6 -0.2-7.4
Febrero 10.7 9.8 4 0.2-7.2
Marzo 12.5 11.7 7.9 3.5-2.7
Abril 14.6 13.3 10.8 7.84.1
Mayo 17.7 15.2 14.9 1210.5
Junio 21.4 18 18.4 15.315.7
Julio 24.1 19.5 21 17.317.8
Agosto 23.8 19.6 20.3 1716.4
Septiembre 21.7 18.6 17.1 13.9 11
Octubre 17.6 18.6 11.9 9.1 5.4
Noviembre 13.4 12.2 7 4.8 -0.2
Diciembre 10.7 9.6 3.5 1.6 -4.6

Una vez introducidos los valores en la hoja de Calc vamos a resaltar los resultados de forma autom谩tica.

Para definir un formato condicional hacemos clic en el icono de la barra de herramientas de formato y seleccionaremos la opci贸n Escala de color...

Con una escala de tres entradas definiremos el m铆nimo en color azul, el medio (el 50%) en amarillo y para el m谩ximo seleccionaremos el color rojo.

Al hacer clic en el bot贸n aceptar veremos como aparecen las temperaturas coloreadas.

Guarda el documento que has creado con el nombre Temperaturas, para poder usarlo m谩s adelante.

Formataci贸n condicional

El color de fondo de las celda podemos definirlo de forma autom脿tica en funci贸n del valor que contenga la celda.

De esta forma podemos colorear gran cantidad de celdas para resaltar su contenido, y hacer mas facilmente leible los contenidos.

Para definir un formato condicional hacemos clic en el icono de la barra de herramientas de formato y seleccionaremos la opci贸n Condici贸n...

En la ventana de di谩logo que nos aparece indicaremos la condici贸n que debe cumplir la celda para ser coloreada.

En la condici贸n debemos indicar el valor contenido en la celda y el estilo que se le aplicar谩.

Crea un documento de Calc y copia los valores de a continuaci贸n.

Alumno Nota     
Juan 6
Pedro 9
Maria 7
Luis 5
Francisco 0
Luisa 7
Sandra 0
Juana 8

Una vez introducidos los valores en la hoja de Calc, resalta con fondo rojo las celdas cuya nota sea un cero.

Para ello selecionamos todas las celdas que contienen las notas, y hacemos clic en el icono de Formataci贸n Condicional.

En el desplegable que aparece seleccionamos la opci贸n Condici贸n.

En la ventana que nos aparecer脿 pondremos "igual a" 0.
Y en el estilo desplegaremos y seleccionaremos "Warning".

Al hacer clic en el bot贸n aceptar veremos como aparecen los notas 0 en color rojo.

Guarda el documento que has creado con el nombre Ceros, para poder usarlo m谩s adelante.

Bordes de las celdas

Aunqu茅 el programa nos muestra una rejilla para mostrar los l铆mites de cada celda, nosotros podemos definir un borde a la celda para destacarla.

Definir que bordes quiero mostrar

Lo primero que devemos escojer es que bordes queremos definir de las celdas seleccionadas.

Eso hace refer茅ncia a los bordes: superior, inferior, derecho y izquierdo. Y a los bordes interiores en el caso que hayamos seleccinado un bloque de varias celdas.

Si hacemos clic en el icono de bordes de la barra de herramieas se desplegar谩 una paleta donde podemos definir que bordes queremos definir.

Aspecto del panel de selecci贸n de bordes

Definir estilo del borde

Si hacemos clic en el icono de estilo de borde de la barra de herramieas se desplegar谩 una lista donde podemos escojer que tipo de l铆nea usaremos para el borde.

Lista desplegada para la selecci贸n de tipo de l铆nia

Definir color del borde

Si hacemos clic en el icono de color de borde de la barra de herramieas se desplegar谩 una paleta donde podemos seleccionar que color queremos que tenga el borde.

Aspecto de la paleta de colores

Alineado del contenido de las celdas

Veamos dos opciones de alineaci贸n del texto contenido en una celda...

Alineado horizontal

Como cualquier texto, el contenido de las celdas puede estar alineado a la izquierda, a la derecha o centrado.

Alineado vertical

Como las celdas tambi茅n tienen margenes superiores y inferiores, el texto tambi茅n se puede alinear verticalmente; a la parte superior, inferior o centrado.

  • Alinear arriba.
  • Alinear al centro.
  • Alinear abajo.

Orientaci贸n del contenido de las celdas

Texto apilado

Para hacer que el texto quepa en una celda estrecha, el texto puede escrivirse verticalmente.

Para ello devemos situarnos en la celda deseada y hacer clic en el icono de direcci贸n del texto de arriba a abajo.

Para restablecer el texto a la direcci贸n de izquierda a derecha heremos clic en el icono de direcci贸n del texto de de izquierda a derecha.

Aspecto de una celda con el texto apilado

En algunas versiones estos iconos no aparecen en la barra de herramientas, pero debemos saber que tambi茅n podemos acceder a esta opci贸n mediante el men煤 FormatoCeldas... y en la ventana de di谩logo que nos aparece seleccionamos la pestanya Alineaci贸n, y en el apartado Alineaci贸n del texto hacemos clic para marcar el recuadro de apilado vertical.

Ventana con la opci贸n de texto apilado seleccionada

Texto inclinado

Tambi茅n podemos inclinar el texto.

Para ello entramos en el men煤 FormatoCeldas... y en la ventana de di谩logo que nos aparece seleccionamos la pestanya Alineaci贸n, y en el apartado Alineaci贸n del texto podemos seleccionar los grados de inclinaci贸n que le queramos dar al texto de la celda.

Ventana donde se ha definido una inclinaci贸n de texto a 45潞

Ajustar contenido al ancho de la celda

Si el contenido de una celda supera su tama帽o y la celda contigua de la derecha tambi茅n tiene contenido, la hoja de c谩lculo nos muestra una flecha roja para indicar que no se muestra todo el contenido.

Texto normal ocultado, texto ajustado y tama帽o del texto ajustado.

Ajustar texto al ancho de la celda

Si el texto que contiene una celda supera su ancho, la parte sobrante queda oculta por el contenido de la celda a su derecha.
Pero podemos hacer que parta las lineas para que quepan en el ancho que tiene la celda, aumentando as铆 su altura.

Para ello podemos usar el icono Ajustar texto de la barra de herramientas.

O tambi茅n podemos hacerlo mediant el men煤 FormatoCeldas... y en la ventana de di谩logo que nos aparece seleccionamos la pestanya Alineaci贸n, y en el apartado Propiedades seleccionamos la opci贸n Ajustar texto autom谩ticamente.

Ajustar tama帽o del texto al ancho de la celda

Tenemos la posibilidad de reducir el tamanyo del texto para que este quepa en la celda, sin agrandarla.

Para ello entramos en el men煤 FormatoCeldas... y en la ventana de di谩logo que nos aparece seleccionamos la pestanya Alineaci贸n, y en el apartado Propiedades seleccionamos la opci贸n Reducir hasta encajar en celda.

Ventana de propiedades de la celda, con la opci贸n de encajar seleccionada.