Manejo de datos
Veamos algunas de las funcionalidades que la hoja de cálculo Clac nos ofrece para la manipulación de datos.
Ordenación rápida
El método de ordenación rápida nos permite ordenar nuestras filas en un clic.
Para ello nos situamos en una celda de la lista que queramos ordenar, y hacemos clic en el icono de ordenacion ascendente 
. O en el de ordenación descendente 
.
Descarga el fichero de plantilla del equipo de futbol y ordena los jugadores por el dorsal de su camiseta.
Ordenación por más de un criterio
El programa Calc nos permite definir una serie de criterios de ordenación de las filas de nuestra hoja de cálculo.
Podemos ordenar por más de una columna y definir si queremos que la ordenación sea ascendente o descendente.
Para ello accederemosal menú ➜ que hará que aparezca la ventana emergente del asistende de ordenación.
Descarga el fichero de plantilla del equipo de futbol y ordena los jugadores para que las jovenes promesas que han marcado más coles aparezcan primero.
Filtros automáticos
Calc nos permite de una forma muy rápida filtrar los valores que se muestran en nuestra hoja de cálculo.
Descarga el fichero de plantilla del equipo de futbol y filtra solo los jugadores centrocampistas.
Validación de datos
La hoja de cálculo Calc nos permite definir reglas para validar los valores que podemos introducir en una celda.
Si los valores no cumplen el criterio que hemos definido nos aparecerá un aviso, y no nos permitirà introducir el valor.
Para ello nos situamos en la celda en la que queramos validar los datos a introducirle y vamos al menú ➜ con lo que nos aparecerà el panel de validación en que podemos definir el criterio de validación.
Descarga el fichero de plantilla del equipo de futbol y crea un criterio de validación para que el número de goles que podamos introducir en esta columna sea un número positivo.
Limitar los valores válidos de una celda a una lista
Nos puede interesar limitar los valores válidos de una celda a los de una lista que ayamos predefinido.
Para ello haremos uso del menú ➜ .
Se nos abrirá un cuadro de diálogo llamado Validez.
Y en el apartado Permitir seleccionaremos la opción Lista.
Nos aparecerá un recuadro donde podemos incluir una lista de los valores en columna (uno debajo de otro).
Para finalizar aremos clic en el botón .
Una vez definida la lista de valores posibles para la celda, en ella se muestra un botón de lista desplegable.
Esto nos sirve para limitar los posibles valores que puede contener una celda. Por ejemplo: hombre/mujer, si/no, diestro/zurdo/ambidiestro, fumador/no fumador/exfumador, rubio/moreno/cataño/cobrizo/pelirojo, etc.
Por ejemplo si queremos indicar el día de la semana en que libra un trajajador, y teniendo en cuenta que solo trabaja en laborables, incluiremos en la lista: lunes/martes/miercoles/jueves/viernes.
Supongamos que trabajamos en una agencia de transportes y queremos saber que mes pasa la ITV cada uno de los vehículos de nuestra flota de reparto:
Crea una lista de valores en una celda donde podamos seleccionar el mes en que pasa la ITV nuestro vehículo.
Para ello en la columna ITV crearemos una lista de valores válidos que contenga los 12 meses del año.
| Modelo | Matrícula | ITV | ||||
| Berlingo | 4009GTP | |||||
| Ducato | 5486FPW | |||||
| Dianne | 0962PNR | |||||
| Vito | 9821RGO | |||||
| Transit | 6783RYA | |||||
| Vanette | 9843SYT | |||||
| Kangoo | 50812QRT | |||||
| Kaddy | 5113PSM | |||||
| Spreinter | 9422RLC | |||||
Dividir texto en varias columnas
Veamos como dividir el texto de una columna en dos o más columnas.
Hay dos métodos para definir por donde partir el texto de la columna dependiendo de si se pueden definir por un ancho fijo (en número de carácteres) o mediante un carácter delimitador.
Para ello nos situamos en la celda que contiene el texto que queramos dividir y vamos al menú ➜ con lo que se nos abrirà una ventana donde podemos definir como dividir el texto de la celda.
Dividir texto en columnas por caracter delimitador
Si el ancho del texto que queremos partir en columnas no es siempre el mismo, pero tenemos un caràcter delimitardor común, que solo aparezca una vez y no se repita, podemos utilizar ese método.
Descarga el fichero de codigos postales y ciudades y separa en una columna los códigos postales y en otra los nombres de las ciudades.
Descarga el fichero de campeones delmundo de rally y separa la lista en columnas para cada uno de los conceptos separados por un guión.
Dividir texto en columnas por ancho de carácteres
Si la división de la columna que querenos dividir se debe realizar contiene siempre un número de carácteres fijo, usaremos este método.
Descarga el fichero de codigos postales y ciudades 2 y separa en una columna los códigos postales y en otra los nombres de las ciudades.
Juntar columnas
Veamos como podemos unir textos de dos columnas diferentes en una sola.
Eliminar duplicados
La hoja de cálculo Calc nos permite eliminar valores duplicados de valores de un conjunto de celdas.
Estilos y formatos visuales
Vamos a trabajar con el aspecto de nuestras hojas de cálculo.
Estilos predefinidos
Calc nos ofrece una serie de estilos predefinidos para dotar de un aspecto profesional nuestras hojas de càlculo.
Encontramos los diferentes estilos predefinidos en el menú , donde a parte del estilo predeterminado podemos encontrar una docena de estilos predefinidos para poder aplicar fácilmente a las celdas de nuestras hojas de càlculo: títulos en varios niveles y diferentes formatos para acentuar los valores de las celdas.
La ventaja de usar estos estilos predefinidos es que podemos dotar facilmente de un estilo homogéneo a todos los documentos de Calc.
Crea un documento de Calc y en él copia los siguientes textos.
| Predeterminado | ||||||
| Acento 1 | ||||||
| Acento 2 | ||||||
| Acento 3 | ||||||
| Título 1 | ||||||
| Título 2 | ||||||
| Bueno | ||||||
| Malo | ||||||
| Neutro | ||||||
| Error | ||||||
| Alerta | ||||||
| Nota al pie | ||||||
| Nota |
Situate sobre cada una de las celdas y aplicale el estilo predefinido correspondiente al nombre que contiene la celda.
Guarda el documento que has creado con el nombre Estilos predefinidos, para poder usarlo más adelante.
Crea un documento de Calc y en él copia los siguientes textos usando los formatos que nos ofrece el programa para títulos y subtítulos: usaremos Título 1 para el título del año y Título 2 para los trimestres.
| Ventas 2022 | ||||||
| Primer trimestre | ||||||
| Enero | ||||||
| Febrero | ||||||
| Marzo | ||||||
| Segundo trimestre | ||||||
| Abril | ||||||
| Mayo | ||||||
| Junio | ||||||
| Tercer trimestre | ||||||
| Julio | ||||||
| Agosto | ||||||
| Septiembre | ||||||
| Cuarto trimestre | ||||||
| Octubre | ||||||
| Noviembre | ||||||
| Diciembre |
Estilos personalizados
Igual como en un documento de texto, Calc permite personalizar el estilo de los textos contenidos en cada una de las celdas.
Ello incluye el tipo de letra, el tamaño, el color, el fondo, el marco...
Color de la letra
En la barra de herramientas de formato encontramos el icono 
de color de letra para poder colorear el texto contenido en una celda.
Si hacemos clic en el botón desplegable de su derecha se mostrará una paleta de colores:
Seleccionaremos el color deseado hacienco clic sobre él.
Si queremos eliminar el color de letra haremos clic en atomático que aparece encima de la paleta de colores.
Color de fondo de la celda
En la barra de herramientas de formato encontramos un icono 
para cambiar el color de fondo de las celdas.
Si hacemos clic sobre este icono se despliega una paleta de colores donde podemos seleccionar el color de fondo deseado haciendo clic sobre el.
Si queremos eliminar el formato de fondo de la celda haremos clic en atomático que aparece encima de la paleta de colores.
Crea un documento de Calc y en las siete primeras columnas creaemos una cabecera de cada columna los días de la semana.
Pinta el fondo de cada celda de cabecera de la columna con uno de los colores del arcoíris: rojo, naranja, amarillo, verde, cían, azul y violeta.
| Lunes | Martes | Miércoles | Jueves | Viernes | Sábado | Domingo |
Guarda el documento que has creado con el nombre Arcoíris, para poder usarlo más adelante.
Aplicar escalas de colores mediante formato condicional
Los formatos condicionales nos permites aplicar de forma sencilla escalas de colores para resaltar el contenido de nuestra hoja de càlculo pintando el color de fondo de las celdas.
Para definir un formato condicional hacemos clic en el icono de la barra de herramientas de formato y seleccionaremos la opción Escala de color...
Con una escala de tres entradas definiremos el mínimo, el medio (el 50%) y el máximo.
Crea un documento de Calc y copia los valores de a continuación.
| Barcelona | Oporto | Lyon | Hamburgo | San Petersburgo | |
| Enero | 9.8 | 9.1 | 2.6 | -0.2 | -7.4 |
| Febrero | 10.7 | 9.8 | 4 | 0.2 | -7.2 |
| Marzo | 12.5 | 11.7 | 7.9 | 3.5 | -2.7 |
| Abril | 14.6 | 13.3 | 10.8 | 7.8 | 4.1 |
| Mayo | 17.7 | 15.2 | 14.9 | 12 | 10.5 |
| Junio | 21.4 | 18 | 18.4 | 15.3 | 15.7 |
| Julio | 24.1 | 19.5 | 21 | 17.3 | 17.8 |
| Agosto | 23.8 | 19.6 | 20.3 | 17 | 16.4 |
| Septiembre | 21.7 | 18.6 | 17.1 | 13.9 | 11 |
| Octubre | 17.6 | 18.6 | 11.9 | 9.1 | 5.4 |
| Noviembre | 13.4 | 12.2 | 7 | 4.8 | -0.2 |
| Diciembre | 10.7 | 9.6 | 3.5 | 1.6 | -4.6 |
Una vez introducidos los valores en la hoja de Calc vamos a resaltar los resultados de forma automática.
Para definir un formato condicional hacemos clic en el icono de la barra de herramientas de formato y seleccionaremos la opción Escala de color...
Con una escala de tres entradas definiremos el mínimo en color azul, el medio (el 50%) en amarillo y para el máximo seleccionaremos el color rojo.
Al hacer clic en el botón aceptar veremos como aparecen las temperaturas coloreadas.
Guarda el documento que has creado con el nombre Temperaturas, para poder usarlo más adelante.
Formatación condicional
El color de fondo de las celda podemos definirlo de forma automàtica en función del valor que contenga la celda.
De esta forma podemos colorear gran cantidad de celdas para resaltar su contenido, y hacer mas facilmente leible los contenidos.
Para definir un formato condicional hacemos clic en el icono de la barra de herramientas de formato y seleccionaremos la opción Condición...
O podemos usar, indistintamente, la opción del menú de desplegamos el submenú de la opción y seleccionamos la opción
En la ventana de diálogo que nos aparece indicaremos la condición que debe cumplir la celda para ser coloreada.
En la condición debemos indicar el valor contenido en la celda y el estilo que se le aplicará.
Crea un documento de Calc y copia los valores de a continuación.
| Alumno | Nota | |||||
| Juan | 6 | |||||
| Pedro | 9 | |||||
| Maria | 7 | |||||
| Santiago | 10 | |||||
| Luis | 5 | |||||
| Francisco | 0 | |||||
| Luisa | 7 | |||||
| Sandra | 0 | |||||
| Juana | 8 | |||||
| Ramón | 4 |
Una vez introducidos los valores en la hoja de Calc, resalta con fondo rojo las celdas cuya nota sea un cero.
Para ello selecionamos todas las celdas que contienen las notas, y hacemos clic en el icono de Formatación Condicional.
En el desplegable que aparece seleccionamos la opción Condición.
En la ventana que nos aparecerà pondremos "igual a" 0.
Y en el estilo desplegaremos y seleccionaremos "Warning".
Al hacer clic en el botón aceptar veremos como aparecen los notas 0 en color rojo.
Guarda el documento que has creado con el nombre Ceros, para poder usarlo más adelante.
Formatación condicional por más de un criterio
En el cuadro de diálogo del formato condicional podemos añadir más de un criterio.
Para ello usaremos el botón , que nos creará un nuevo critério debajo del que ya teníamos, etiquetándolo como condición 2.
Usando la tabla de notas de los alumnos del ejercicio anterior:
Añade una nueva condición que marque los alumnos de 10 con el estilo "Bueno".
Del 5 al 9 como "Neutro".
Y los que estan entre 1 y 4 como "Malo".
Bordes de las celdas
Aunqué el programa nos muestra una rejilla para mostrar los límites de cada celda, nosotros podemos definir un borde a la celda para destacarla.
Definir que bordes quiero mostrar
Lo primero que devemos escojer es que bordes queremos definir de las celdas seleccionadas.
Eso hace referéncia a los bordes: superior, inferior, derecho y izquierdo. Y a los bordes interiores en el caso que hayamos seleccinado un bloque de varias celdas.
Si hacemos clic en el icono de bordes 
de la barra de herramieas se desplegará una paleta donde podemos definir que bordes queremos definir.
Definir estilo del borde
Si hacemos clic en el icono de estilo de borde 
de la barra de herramieas se desplegará una lista donde podemos escojer que tipo de línea usaremos para el borde.
Definir color del borde
Si hacemos clic en el icono de color de borde 
de la barra de herramieas se desplegará una paleta donde podemos seleccionar que color queremos que tenga el borde.
Alineado del contenido de las celdas
Veamos dos opciones de alineación del texto contenido en una celda...
Para alinear el texto podemos usar el menú ➜ .
O usar los iconos de la Barra de herramientas.
Alineado horizontal
Como cualquier texto, el contenido de las celdas puede estar alineado a la izquierda, a la derecha o centrado.
Lo haremos con los iconos de la Barra de herramientas:
Alinear a la izquierda.
Alinear al centro.
Alinear a la derecha.
Alineado vertical
Como las celdas también tienen margenes superiores y inferiores, el texto también se puede alinear verticalmente; a la parte superior, inferior o centrado.
Alinear arriba.
Alinear al centro.
Alinear abajo.
Orientación del contenido de las celdas
Texto apilado
Para hacer que el texto quepa en una celda estrecha, el texto puede escribirse verticalmente.
Para ello debemos situarnos en la celda deseada y hacer clic en el icono de 
dirección del texto de arriba a abajo.
Para restablecer el texto a la dirección de izquierda a derecha heremos clic en el icono de 
dirección del texto de izquierda a derecha.
En algunas versiones estos iconos no aparecen en la barra de herramientas, pero debemos saber que también podemos acceder a esta opción mediante el menú ➜ y en la ventana de diálogo que nos aparece seleccionamos la pestanya Alineación, y en el apartado Alineación del texto hacemos clic para marcar el recuadro de apilado vertical.
Texto inclinado
También podemos inclinar el texto.
Para ello entramos en el menú ➜ y en la ventana de diálogo que nos aparece seleccionamos la pestanya Alineación, y en el apartado Orientación del texto podemos seleccionar los grados de inclinación que le queramos dar al texto de la celda.
Ajustar contenido al ancho de la celda
Si el contenido de una celda supera su tamaño y la celda contigua de la derecha también tiene contenido, la hoja de cálculo nos muestra una flecha roja para indicar que no se muestra todo el contenido.
Ajustar texto al ancho de la celda
Si el texto que contiene una celda supera su ancho, la parte sobrante queda oculta por el contenido de la celda a su derecha.
Pero podemos hacer que parta las lineas para que quepan en el ancho que tiene la celda, aumentando así su altura.
Para ello podemos usar el icono Ajustar texto de la barra de herramientas.
O también podemos hacerlo mediant el menú ➜ y en la ventana de diálogo que nos aparece seleccionamos la pestanya Alineación, y en el apartado Propiedades seleccionamos la opción Ajustar texto automáticamente.
Ajustar tamaño del texto al ancho de la celda
Tenemos la posibilidad de reducir el tamanyo del texto para que este quepa en la celda, sin agrandarla.
Para ello entramos en el menú ➜ y en la ventana de diálogo que nos aparece seleccionamos la pestanya Alineación, y en el apartado Propiedades seleccionamos la opción Reducir hasta encajar en celda.
Texto con varias líneas dentro de una celdas
Podemos incluir un salto de línea en el texto de una celda. Pero para ello debemos estar situados en la barra de edición de celdas y usar la combinación de teclas ⇧ Shift+Intro.